Trong thời gian qua, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại và Du lịch Kiên Giang đã triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng góp phần giảm thời gian, chi phí đi lại, giấy tờ của đơn vị. Viên chức tại đơn vị thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc dựa trên giấy sang giải quyết trên môi trường điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả, năng suất làm việc của đơn vị tốt hơn. Quá trình vận hành hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc từng bước hình thành môi trường làm việc số; hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị kịp thời; giúp viên chức xử lý công việc nhanh thông qua việc quản lý, theo dõi, xử lý văn bản, giải quyết công việc, trao đổi thông tin nội bộ đơn vị.
Trước đây, việc gửi, nhận hồ sơ, văn bản chủ yếu bằng giấy, qua dịch vụ bưu chính chuyển phát; thời gian lưu chuyển 1 văn bản cóthể 1-2 ngày trong tỉnh, 3-5 ngày ngoài tỉnh, chưa kể trường hợp bị thất lạc. Khi áp dụng đồng bộ hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, tất cả văn bản đi đều trình bằng văn bản điện tử, lãnh đạo đơn vị sử dụng chữ kýsố, chứng thư số, sau đóchuyển qua bộ phận văn thư đóng dấu đơn vị bằng điện tử và phát hành văn bản điện tử. Văn bản có thể gửi đi một lúc nhiều địa chỉ, góp phần giảm chi phívăn phòng phẩm, dịch vụ bưu chính, nhanh, chính xác trong chỉ đạo, điều hành.
Đồng thời, việc sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi công việc giữa cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước đạt hiệu quả tốt, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn thông tin.
